香港中小企點樣用 AI 每週自動整理客戶查詢

好多香港中小企嘅客戶查詢分散喺 WhatsApp、電郵同網站表格，老闆或者前線同事每日逐條覆，但好少有人停低睇下：今個禮拜大家問得最多係乜？邊類查詢最容易變成生意？

呢篇唔講邊個工具最好，而係拆一個你今日就可以試嘅流程。用任何一個你已經有權限嘅 AI 助手都得。

第一步：每週匯出一次，唔使即時

揀一個固定時間，例如星期五下晝，將嗰個禮拜嘅查詢匯出成純文字。電郵可以揀資料夾匯出，表格通常有 CSV。先做每週一次，唔好一開始就追求即時自動化。

匯出之前，先刪走電話號碼、地址同身份證號碼等個人資料，或者換成代號。呢步唔好慳。

第二步：俾 AI 一套固定分類

唔好叫 AI 自己諗分類，每個禮拜分類唔同就冇得比較。先定五至七個類別，例如：報價、預約、售後、投訴、合作、其他。

提示可以咁寫：「以下係本週客戶查詢。請逐條分入以下類別，並標記需要 24 小時內回覆嘅急件。只用原文內容，唔好估。」

第三步：叫佢出一頁週報

週報只要三部分：各類別數量、三條最常見問題、未覆嘅急件清單。一頁就夠，太長冇人睇。

常見問題可以直接變成網站 FAQ 或者 WhatsApp 快速回覆範本，呢個係最快見效嘅地方。

第四步：人手抽查，先至信

頭四個禮拜，每次隨機抽十條，對下 AI 分得啱唔啱。錯得多嘅類別，就將定義寫清楚啲再試。準確度穩定咗，先考慮用自動化工具將匯出同整理串埋一齊。

目標唔係取代覆客，而係俾你每個禮拜用十分鐘，睇清楚客人真正想要乜。